Styl życia
Czy program do DMS jest niezbędny w firmie?

Jesteś właścicielem firmy i masz problemy z zarządzaniem dokumentacją? Ty lub Twoi pracownicy mnóstwo czasu tracicie na poszukiwanie potrzebnych dokumentów? W takim razie ten artykuł jest dla Ciebie. Przeczytaj go i sprawdź, czy program do DMS jest niezbędny w Twojej firmie.

W jaki sposób przechowywać dokumenty?

Zanim przejdę do tego, czy program do DMS jest niezbędny w Twojej firmie, zastanówmy się przez chwilę, w jaki sposób przechowywać pliki. Dynamiczny rozwój technologii sprawił, że tradycyjne szafki z segregatorami znacznie się uszczupliły, a większość dokumentów została przemieniona w elektroniczną wersję. Oczywiście, elektroniczna dokumentacja nie oznacza pozbycia się papierowych oryginałów. Nie, tego typu dokumenty będą zawsze w firmie i nie zostaną wyparte przez pliki. Jednak nie wszystkie dokumenty muszą być w wersji papierowej. Część z nich może zostać zastąpiona elektroniczną wersją, tym bardziej, że tego typu rozwiązanie ma wiele plusów. Przede wszystkim wszystkie pliki są w jednym miejscu, a ich wyszukiwanie jest niezwykle proste. W tym celu wystarczy wejść w wyszukiwarkę i wpisać słowo klucz lub daną frazę. Po chwili wyskoczą Ci wyniki. Jak widać jest to bardzo proste rozwiązanie, które na pewno jest Ci znane i nie raz spotkałeś się z nim w trakcie pracy przy innych programach.

Program do DMS – czy jest to niezbędne rozwiązanie?

Program do DMS, czyli Document Maanagment System, jest to system, który wchodzi w skład platformy biznesowej JIRA. Jest to system, którego głównym zadaniem jest poprawienie przepływu informacji w firmie. Wróćmy jednak do naszego oprogramowania. Program do DMS ma wiele przydatnych funkcji. Pozwala nie tylko w prosty sposób utworzyć elektroniczny plik, ale za jego pomocą możesz bezpośrednio ze skanera importować papierowe oryginały. To bardzo wygodne rozwiązanie, więc nic dziwnego, że tak wiele przedsiębiorstw na nie stawia. Poza tym program do DMS pozwala ustalać dostęp do elektronicznego przebiegu dokumentacji. Oznacza to, że wgląd do plików będą jedynie miały upoważnione osoby. To bardzo ważne. W końcu nie wszyscy pracownicy powinni mieć dostęp do najważniejszych danych firmy, dlatego też ta opcja jest taka ważna dla wielu biznesmanów. Warto na sam koniec wspomnieć, że program do DMS może zostać zintegrowany z systemem ERP, co w szczególności ułatwi pracę działu księgowości.

Related Post